Ofertę należy przesłać lub złożyć w terminie do dnia: 29.05.2017 r. do godz. 10:00, w siedzibie Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, al. Ł. Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów, pok. 143)
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
I. Zamawiający: Województwo Podkarpackie.
II. Nazwa zadania: Zlecenie organizacji wydarzenia pod nazwą Podkarpackie Forum Transportu i Logistyki w dniach 29 - 30 czerwca 2017 r. w Przemyślu.
III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
I etap - zapewnienie sprawnego przebiegu Forum pod kątem organizacyjno – logistycznym poprzez:
a) Przeprowadzenie kampanii promocyjno – informacyjnej wydarzenia w podkarpackich mediach,
b) zapewnienie usługi moderatora podczas trwania sesji naukowych Forum w dn. 29 czerwca (godz. 10.00-17.30),
c) obsługa dźwiękowo - wizualna na miejscu wydarzenia, oprawa muzyczna wydarzenia, doświetlenie sceny auli i koordynacja wszelkich działań w trakcie trwania konferencji zmierzających do sprawnej i profesjonalnej realizacji wydarzenia,
d) wykonanie 2 banerów i 1 roll-upa wydarzenia oraz ustawienie ich na miejscu,
e) wykonanie zindywidualizowanych zestawów konferencyjnych dla 100 uczestników: torba papierowa, identyfikator i smycz – projekty zatwierdzone przez Zamawiającego,
f) zapewnienie cateringu dla 100 uczestników przez 2 dni wydarzenia:
• stały serwis kawowy (29 czerwca od godz. 9.00 – 16.00, 30 czerwca od godz. 8.00 do 14.00) obejmujący kawę, herbatę, soki, wodę, ciastka;
• ciepły posiłek dwudaniowy z deserem, 29 i 30 czerwca, z możliwością wyboru posiłków mięsnych i wegetariańskich (mięso do posiłku mięsnego oraz produkt wegetariański do posiłku wegetariańskiego + ziemniaki + ryż + dwie surówki) – końcowe menu do ustalenia i akceptacji przez Zleceniodawcę.
g) zapewnienie usługi transportowej na terenie Przemyśla dla 100 uczestników (29/30 czerwca od godz. 17.00 - 23.00 – przewóz 100 osób (ok. 20 km) oraz 30 czerwca od 8.00-9.00 przewóz 30 osób (ok. 11 km) i zapewnienie usługi transportowej podczas wizyty studyjnej dla 40-50 osób na terenie Przemyśla i suchego terminala cargo w Żurawicy 14.00 - 19.00 (ok. 40 km),
h) zapewnienie noclegu dla 30 uczestników rangi VIP (jeden nocleg z 29/30 czerwca, 30 pokoi, standard 3 – gwiazdkowy, minimum 40 miejsc parkingowych, w odległości do 7 km od Suchego Portu Cargo w Żurawicy) – hotel do akceptacji przez Zleceniodawcę,
i) wynajem szynobusu na kurs linią 102 w obie strony, tam i z powrotem, na trasie Przemyśl Główny – planowane przejście graniczne Malhowice - Niżankowice dla 30 uczestników w dniu 30 czerwca, godz. 16.00-18.00,
j) zapewnienie sprawozdania końcowego foto – wideo z wydarzenia.
II etap - wydanie materiałów pokonferencyjnych w formie monografii recenzowanej o objętości do 18 arkuszy wydawniczych, po przekazaniu wsadu ze strony uczelni. Proces wydawniczy obejmuje skład, korektę językową, druk, tłumaczenie streszczenia na język angielski (2-3 strony) – wydruk 150 szt. do 1.12.2017 r. – istnieje możliwość wydania w zeszytach naukowych podkarpackich lub małopolskich uczelni, po akceptacji Państwowej Wyższej Szkoły Wschodnioeuropejskiej.
IV. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium:
Cena 100 %
V. Wykonawca składając ofertę, jest zobowiązany dołączyć do niej następujące dokumenty.
VI. Opis sposobu obliczenia ceny:
Wykonawca jest zobowiązany do podania ceny brutto usługi będącej przedmiotem zamówienia.
VII. Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę obowiązuje przez cały okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji.
VIII. Opis sposobu przygotowania oferty:
Ofertę można dostarczyć osobiście, pocztą tradycyjną lub przesyłką kurierską na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Promocji i Współpracy Gospodarczej
Al. Łukasza Cieplińskiego 4
35-010 Rzeszów
wraz z dopiskiem: „Podkarpackie Forum Transportu i Logistyki”
Oferta powinna zostać napisana w języku polskim, trwałą i czytelną techniką. Oferta powinna obejmować całość zamówienia określonego przez Zamawiającego.
IX. Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy przesłać lub złożyć w terminie do dnia: 29.05.2017 r. do godz. 10:00, w siedzibie Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, al. Ł. Cieplińskiego 4,
35-010 Rzeszów, pok. 143). Oferta otrzymana przez Zamawiającego po upływie terminu na składanie ofert zostanie zwrócona bez otwierania Wykonawcy i nie będzie podlegała procesowi oceny. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert.
X. Miejsce oraz termin otwarcia oferty:
Otwarcie złożonych w postępowaniu ofert nastąpi w dniu 29.05.2017 r. o godz. 10:30, w siedzibie Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, al. Ł. Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów, pok. 143).
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:
• Pan Mariusz Stec – główny specjalista w Oddziale Współpracy Gospodarczej, tel. 17 747 68 13.
Podkarpackie Forum Transportu i Logistyki zostanie zorganizowane w obiekcie Państwowej Wyższej Szkoły Wschodnioeuropejskiej w Przemyślu w Pałacu Lubomirskich przy ul. Książąt Lubomirskich 6.
| Plik | Załączający | Rozmiar | Utworzono | Ostatnia modyfikacja |
|---|---|---|---|---|
 Formularz oferty | BIP2 | 190 kB | 2017-05-19 14:12 | 2017-05-19 14:12 |
