Biuletyn Informacji Publicznej Samorządu Województwa Podkarpackiego

ZARZĄDZENIE NR 37 /2025
MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA PODKARPACKIEGO
z dnia 16 kwietnia 2025 r.
w sprawie wprowadzenia „Regulaminu tworzenia dokumentów
dostępnych cyfrowo i zasad ich publikacji na stronach internetowych Urzędu
oraz audytu i realizacji planu działań pod względem spełnienia wymogów dostępności cyfrowej”

Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 566 ze zm.) oraz § 7 ust. 1 pkt 5, § 33 ust. 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 262/6420/13 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z późn. zm.

zarządza się, co następuje:

§ 1

Ustala się i wprowadza treść „Regulaminu tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo i zasad ich publikacji na stronach internetowych Urzędu oraz audytu i realizacji planu działań pod względem spełnienia wymogów dostępności cyfrowej”, zwanej dalej Regulaminem i wprowadza się go do stosowania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, zwanej dalej Urzędem.

§ 2

Regulamin stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3

Wykonanie Zarządzenia powierza się Dyrektorom Departamentów/Kierownikom komórek równorzędnych Urzędu.

§ 4

Zarządzenie zobowiązuje do zaktualizowania rejestru zasobów cyfrowych Urzędu i przypisanych im ról wynikających z opieki nad zasobem cyfrowym i moderacji treści w tym publikacji materiałów cyfrowych (o którym mówi § 8 ust 1 oraz § 3 Regulaminu). Pierwsza aktualizacja rejestru, o którym mowa powyżej zostanie wykonana w ciągu 30 dni od wejścia w życie Zarządzenia.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Marszałek Województwa
Władysław Ortyl

---

Załącznik do Zarządzenia Nr 37/2025
Marszałka Województwa Podkarpackiego
z dnia 16 kwietnia 2025 r.

Regulamin tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo i zasad ich publikacji na stronach internetowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie oraz audytu i realizacji planu działań pod względem spełnienia wymogów dostępności cyfrowej

Preambuła

Celem tego dokumentu jest uregulowanie zasady tworzenia dokumentów i treści dostępnych cyfrowo przez Pracowników i ich publikacji w zasobach cyfrowych Urzędu. Zapisy dokumentu umożliwią zapewnienie dostępności cyfrowej dla Urzędu, spełniając wymogi ustawy  z dnia 4 kwietnia 2019 r o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2023 r., poz. 1440)  oraz ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, z korzyścią dla organizacji, pracowników i odbiorców treści dostępnych cyfrowo.

§1

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie.
2. Departamencie – należy przez to rozumieć odpowiednio departament Urzędu  lub równorzędną komórkę organizacyjną.
3. Dyrektorze – należy przez to rozumieć osobę kierującą Departamentem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie lub komórką organizacyjną równorzędną Departamentowi.
4. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu.
5. ustawie o dostępności – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2019 r.,  poz. 848 ze zm.) oraz ustawy z dnia 19 lipca 2019 r o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2019 r., poz. 1696).
6. dostępności cyfrowej – należy przez to rozumieć taką cechę zasobu cyfrowego, która pozwala wszystkim, bez względu na niepełnosprawność lub inne problemy, na równi korzystać z całej zawartości i wszystkich funkcjonalności danego zasobu cyfrowego. Rozumiemy przez to również szereg udogodnień wspierających użytkowników w korzystaniu z zasobu cyfrowego. Jest to też cecha materiału cyfrowego spełniającego wymogi dostępności cyfrowej. Dostępność cyfrowa podlega ocenie wg. wytycznych dostępności treści WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) - zbiór dokumentów zawierający zalecenia dotyczące tworzenia dostępności cyfrowej.
7. planie działań – należy przez to rozumieć plan działań na rzecz poprawy zapewnienia dostępności cyfrowej, architektonicznej i informacyjno- komunikacyjnej  osobom ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z wymogami określonymi w art. 6 pkt 1, 2, 3 ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
8. zasobie cyfrowym – należy przez to rozumieć strony internetowe w tym strony intranetowe, aplikacje mobilne, oprogramowanie dostępne przez stronę internetową, którego dysponentem jest Urząd. Dany zasób cyfrowy przypisany jest do Departamentu, który sprawuje nad nim opiekę.
9. materiale cyfrowym – należy przez to rozumieć materiały, (w tym elementy strony internetowej i aplikacji mobilnej, o której mówi ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych)  które publikowane są w zasobie cyfrowym w formie tekstu, grafiki, wykresów, map, multimediów, animacji, plików (dokumenty) oraz narzędzia do interaktywnego przesyłania danych.
10. Koordynatorze ds. dostępności cyfrowej – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd oraz monitorowanie funkcjonalności.
11. Administratorze – należy przez to rozumieć rolę przydzielaną pracownikowi. Osoba/y pełniące role administratora IT, odpowiedzialne są za zapewnienie ciągłości działania zasobu cyfrowego, to jest jego nieprzerwalnej pracy, zgodność licencji, planujące i organizujące konserwację systemu informatycznego, wsparcie w zakresie naprawy wad, zapewnianiające bezpieczeństwa danych w nich zawartych, organizujące ochronę zasobu pod względem cyberbezpieczeństwa. Zadania administracji IT mogą być powierzone w całości lub części poprzez wykupienie dedykowanych usług zewnętrznych. Administrator może pełnić rolę Opiekuna zasobu, jeżeli zostanie mu przydzielona. Rolę Administratora dla zasobów cyfrowych pełni Biuro Obsługi Informatycznej w Departamencie Organizacyjno-Prawnym, chyba że, zostanie wskazany inny administrator IT dla danego zasobu cyfrowego.
12. Opiekunie zasobu – należy przez to rozumieć rolę przydzielaną pracownikowi. Osoba odpowiedzialna za rozwój zasobu cyfrowego, planująca jego modernizację funkcjonalną wg. potrzeb Urzędu, również pod kątem zapewnia funkcjonalności dostępnych cyfrowo.
13. Moderatorze – należy przez to rozumieć rolę przydzielaną pracownikowi. Osoba odpowiedzialna za moderowanie treści umieszczanych w zasobie cyfrowym lub social mediach, decydująca o polityce publikacji materiałów cyfrowych, ich kolejności, czasie.
14. Redaktorze – należy przez to rozumieć rolę przydzielaną pracownikowi. Osoba odpowiedzialna za publikację w całości lub danej sekcji zasobu cyfrowego lub social mediach, materiału cyfrowego, który został przez nią przygotowany lub który otrzymała od innego Pracownika.
15. Deklaracji dostępności – należy przez to rozumieć opis dostępności podmiotu publicznego dla osób z niepełnosprawnościami. Informuje te osoby o rozwiązaniach, ale też problemach, jakie spotkają w zasobie cyfrowym i budynkach Urzędu. Deklaracja dostępności publikowana jest w zasobie cyfrowym tego wymagającym.
16. Ścieżce akceptacji – należy przez to rozumieć ścieżkę akceptacji przygotowania dokumentu cyfrowego, wg. przyjętej w Urzędzie ścieżki akceptacji dokumentów i treści do wysłania lub publikacji, np. przyjętej w EOD.
17. Social media – należy przez to rozumieć media społecznościowe, będące platformą w Internecie, umożliwiającą użytkownikowi szybką komunikację, wymianę informacji, tworzenie i przekazywanie publikowanych tam treści, takie jak YouTube, Instagram, Facebook.

§2

Postanowienia ogólne

1. Stosowanie zasad dotyczących dostępności cyfrowej w Urzędzie, zapewnia korzyści dla organizacji:

1. 1. Zwiększenia zasięgu odbiorców treści,
   2. Poprawę wizerunku,
   3. Zmniejszenie ryzyka prawnego,
   4. Otwartość na zewnętrznego odbiorcę: dostępny Urząd, to przyjazny Urząd dla każdego obywatela również z niepełnosprawnościami.

2. Stosowanie zasad dotyczących dostępności cyfrowej w Urzędzie, zapewnia korzyści dla pracowników:

1. 1. Ułatwienie pracy,
   2. Poprawa wydajności,
   3. Zwiększenie satysfakcji z pracy.

3. Ogólne zasady dostępności:

1. 1. Zrozumiałość – każdy element strony internetowej i aplikacji mobilnej powinien być postrzegalny przez użytkowników za pomocą dostępnych im zmysłów. Dzięki stosowaniu tej zasady także osoby z ograniczeniami wzroku lub słuchu mogą odbierać treści prezentowane na stronach i w aplikacjach z wykorzystaniem odpowiednich dla nich technologii asystujących;
   2. Funkcjonalność – możliwości obsługi elementów strony internetowej lub aplikacji mobilnej na różne sposoby;
   3. Postrzegalność – użytkownicy rozumieją treści i sposób działania strony internetowej lub aplikacji mobilnej;
   4. Kompatybilność – działanie strony internetowej lub aplikacji mobilnej z różnym oprogramowaniem i z różnymi narzędziami.

4. Odbiory treści dostępnych cyfrowo:

1. 1. Osoba niewidoma lub z niepełnosprawnością rąk obsłuży interfejs oprogramowania, jeśli wszystkie komponenty będą dostępne z użyciem klawiatury; osoba niewidoma będzie również korzystać z czytnika ekranu lub monitora brajlowskiego;
   2. Osoba słabowidząca powiększy tekst lub zmieni krój i rozmiar czcionki, albo kontrast;
   3. Osoba niesłysząca lub słabosłysząca będzie w stanie komunikować się, jeśli program do komunikacji będzie umożliwiał alternatywne formy kontaktu np. SMS, wideo rozmowę oraz tłumaczenie na PJM (Polski Język Migowy) lub komunikację tekstową;
   4. Cudzoziemcy, osoby z problemem odbioru treści będą sprawniej funkcjonować, gdy przekazywane komunikaty za pośrednictwem różnych kanałów będą przygotowane w prostym języku.
   5. Dostępny dokument - dokumenty są podstawowym nośnikiem informacji w pracy biurowej. Wytwarzane na użytek wewnętrzny i zewnętrzny powinny spełniać wymogi dostępności cyfrowej, nie wiadomo kto będzie odbiorcą wytwarzanych treści.
   6. Zaleca się, aby każdy dokument, będący elementem materiału cyfrowego, który powstaje w Urzędzie spełniał wymogi dostępności cyfrowej, niezależnie od tego czy będzie podlegał publikacji w zasobie cyfrowym czy nie; czy będzie przesyłany jako załącznik za pośrednictwem poczty e-mail czy nie; niezależnie czy będzie dokumentem wewnętrznym czy zewnętrznym.
   7. Nakłada się na Pracowników obowiązek tworzenia wszystkich materiałów cyfrowych pod względem dostępności cyfrowej, które podlegają publikacji w zasobie cyfrowym Urzędu.
   8. Zapewnienie dostępności cyfrowej w Urzędzie to proces, wymagający cyklicznego monitorowania dostępności cyfrowej zasobów cyfrowych. i materiałów cyfrowych w którym uczestniczy każdy pracownik niezależnie od pełnionej roli, na którą wskazuje ten regulamin.

§3

Przydzielanie ról związanych z opieką nad zasobem cyfrowym i publikacji materiałów cyfrowych

1. Dyrektor, albo osoba przez niego wyznaczona, pełni rolę Opiekuna zasobu lub social mediów, dla zasobu cyfrowego, którym opiekuje się Departament jemu podległy;
2. Dyrektor wyznacza dla zasobu cyfrowego lub social mediów Moderatora, sam lub w porozumieniu z innym Dyrektorem, jeżeli Moderator jest pracownikiem innego Departamentu;
3. Dyrektor danego Departamentu wyznacza rolę Redaktora/ów poszczególnych sekcji danego zasobu cyfrowego, a jeżeli dotyczy to zasobu cyfrowego, którym się nie opiekuje - w porozumieniu z innym Dyrektorem.

§4

Rola Opiekuna zasobu

1. Opiekun zasobu współpracuje z Administratorem danego zasobu cyfrowego, a jeżeli usługi administracji IT powierzone są w formie usług zewnętrznych, odpowiada za ich zamówienie;
2. Opiekun zasobu odpowiada za publikację deklaracji dostępności, jeżeli ten zasób cyfrowy tego wymaga;
3. Opiekun zasobu odpowiada za zgłoszenia i aktualizację danych dotyczących zasobu cyfrowego, którego jest opiekunem do wykazu stron internetowych podmiotów publicznych w rejestrze gov.pl, jeżeli ten zasób cyfrowy tego wymaga;
4. Opiekun zasobu współpracuje z Moderatorem;
5. Opiekun zasobu może pełnić również rolę Moderatora, jeżeli zostanie mu przydzielona;
6. Opiekun zasobu odpowiada za przegląd i ocenę zasobu cyfrowego pod kątem jego funkcjonalności co do dostępności cyfrowej;
7. Opiekun zasobu odpowiada za przygotowanie planu działań dla zasobu cyfrowego, będącego planem niwelacji uwag zebranych podczas przeglądu zasobów cyfrowych i materiałów cyfrowych. 

§5

Rola Moderatora

1. Moderator odpowiada za przegląd i ocenę zasobu cyfrowego pod kątem publikacji materiałów cyfrowych dostępnych cyfrowo.
2. Moderator prowadzi rejestr Redaktorów do poszczególnych sekcji zasobu cyfrowego, których wyznacza Dyrektor.
3. Moderator jest uprawniony do zgłoszenia uwag do opublikowanego materiału cyfrowego pod względem dostępności cyfrowej.
4. Moderator może pełnić również rolę Redaktora, jeżeli zostanie mu przydzielona,

§6

Przygotowanie materiału cyfrowego

1. Za przygotowanie materiału cyfrowego, który musi spełniać wymogi dostępności cyfrowej odpowiada każdy Pracownik;
2. Przygotowany materiał cyfrowy podlega akceptacji wg. ścieżki akceptacji przyjętej w Urzędzie;

1. 1. Przyjmuje się, że w zakresie sprawdzania materiału cyfrowego pod względem dostępności cyfrowej, ścieżka akceptacji kończy się na Dyrektorze;
   2. Nie wyłącza to możliwości zgłoszenia uwag do materiału cyfrowego pod względem dostępności cyfrowej przez innych uczestników ścieżki akceptacji przyjętej dla danego dokumentu w Urzędzie;

3. Przy przygotowaniu i sprawdzaniu materiału cyfrowego, należy się posiłkować instrukcjami przygotowania i sprawdzania materiałów cyfrowych pod względem dostępności cyfrowej. 

§7

Publikacja materiału cyfrowego

1. Za publikację materiału cyfrowego w danym zasobie cyfrowym lub social mediach odpowiada Redaktor,
2. Redaktor jest uprawniony do zgłoszenia uwag do przygotowanego materiału cyfrowego pod względem dostępności cyfrowej.

§8

Audyt zasobów cyfrowych i materiałów cyfrowych

1. Koordynator ds. dostępności cyfrowej prowadzi rejestr zasobów cyfrowych Urzędu i przypisanych im ról wynikających z opieki nad zasobem cyfrowym i moderacji treści w tym publikacji materiałów cyfrowych;

1. 1. Zmiany w liście zasobów cyfrowych Urzędu zgłaszają Dyrektorzy;
   2. Lista zasobów cyfrowych Urzędu zawiera co najmniej: 

1. 1. 1. Rodzaj zasobu (Strona internetowa/ Strona intranetowa/ Aplikacja mobilna/ Oprogramowanie dostępne przez stroną internetową/ Social media);
      2. Nazwę zasobu;
      3. Adres internetowy zasobu lub sposób dostępu do niego;
      4. Rolę Administratora/Departament;
      5. Rolę Opiekuna Zasobu/Departament;
      6. Rolę Moderatora/Departament;

2. Koordynator ds. dostępności cyfrowej publikuje instrukcje przygotowania i sprawdzania materiałów cyfrowych pod względem dostępności cyfrowej dla danego typu materiału cyfrowego,
3. Koordynator ds. dostępności cyfrowej przeprowadza cykliczny, losowy audyt zasobów cyfrowych i treści tam publikowanych w tym materiałów cyfrowych;

1. 1. Audyt może być przeprowadzony w wyniku zamówienia zewnętrznych usług audytowych;
   2. Audyt przeprowadzany jest przynajmniej raz na rok dla każdego zasobu cyfrowego. 

4. Koordynator ds. dostępności cyfrowej uprawniony jest do zgłaszania uwag do Opiekunów zasobu pod kątem spełniania, bądź nie wymogów ustawy o dostępności cyfrowej, pod względem funkcjonalności zasobu cyfrowego dostępnego cyfrowo i dostępności cyfrowej materiałów cyfrowych tam publikowanych;
5. Opiekun zasobu przeprowadza przegląd i ocenę zasobu cyfrowego pod kątem jego funkcjonalności co do dostępności cyfrowej.

1. 1. Przegląd zasobu cyfrowego należy przeprowadzać co najmniej raz na rok do 30 listopada.
   2. Za metodykę i sposób wykonania przeglądu odpowiada Opiekun zasobu, chyba że zostanie ona wskazana przez Koordynatora ds. dostępności cyfrowej,
   3. Wyniki przeglądu, brak uwag lub uwagi należy w postaci listy przekazywać do Koordynatora ds. dostępności cyfrowej, co najmniej raz na rok do 30 listopada.

6. Moderator przeprowadza przegląd i ocenę materiałów cyfrowych publikowanych w danym zasobie cyfrowym,

1. 1. Przegląd materiałów cyfrowych należy przeprowadzać co najmniej dwa razy na rok do 30 listopada.
   2. Za metodykę i sposób wykonania przeglądu odpowiada Opiekun zasobu, chyba że zostanie ona wskazana przez Koordynatora ds. dostępności cyfrowej,
   3. Wyniki przeglądu, brak uwag lub uwagi należy w postaci listy przekazywać do Opiekuna zasobu, a następnie do Koordynatora ds. dostępności cyfrowej, raz na rok do 30 listopada.

§9

Realizacja Planu działań w zakresie zadań dotyczących dostępności cyfrowej

1. Koordynator ds. dostępności cyfrowej sporządza i zarządza planem działań, w zakresie zadań dotyczących dostępności cyfrowej.

1. 1. Plan działań jest planem wieloletnim, przy czym harmonogram realizacji zadań ustalony jest co najmniej na dany rok kalendarzowy;
   2. Zmiany Planu działań mogą być publikowane wg potrzeb po ich zatwierdzeniu zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie zasadami.

2. Plan działań powstaje w oparciu o: 

1. 1. wnioski Koordynatora ds. dostępności cyfrowej i Opiekunów zasobów;
   2. żądania i skargi użytkowników zewnętrznych;
   3. zalecenia i rekomendacje organów kontrolnych, zmiany przepisów prawa obowiązującego;

3. Każdy Pracownik może zgłosić wniosek dotyczący planu działań do Opiekuna zasobu;
4. Koordynator ds. dostępności cyfrowej, przyjmuje w porozumieniu z Opiekunem zasobu, opracowany przez Opiekuna zasobu, plan działań dotyczący danego zasobu cyfrowego i materiałów cyfrowych tam publikowanych, będący planem niwelacji uwag zebranych podczas audytu zasobów cyfrowych i materiałów cyfrowych; 

1. 1. Jeżeli plan działań dla danego zasobu wymaga do realizacji środków budżetowych, zabezpieczane są one przez Opiekuna zasobu. Opiekun zasobu zabezpieczając środki budżetowe, o których tutaj mowa, ustala je z Dyrektorem. Obowiązują zasady przygotowania planu i zadań budżetowych przyjęte w Urzędzie;
   2. Zadania wskazane w planie działań dotyczące danego zasobu i materiałów tam publikowanych, wymagają ustalenia harmonogramu ich realizacji; 

5. Opiekun zasobu realizuje przyjęty Plan działań dotyczący danego zasobu cyfrowego, informując o postępach Koordynatora ds. dostępności cyfrowej na bieżąco, ale nie rzadziej niż raz na rok do 30 listopada;
6. Koordynator ds. dostępności cyfrowej w porozumieniu z Dyrektorami, planuje wg. potrzeb szkolenia dotyczące podnoszenia umiejętności przygotowywania i sprawdzania materiałów pod względem dostępności cyfrowej.

Marszałek Województwa
Władysław Ortyl