UZYSKIWANIE WPISU DO REJESTRU PRZECHOWAWCÓW AKT OSOBOWYCH I PŁACOWYCH
Podstawa prawna:
1) art. 51 b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.),
2) ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.),
3) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm.),
4) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284),
5) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 68, poz. 596),
6) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240),
7) ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2023 r., poz. 2111),
8) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).
Opis sprawy/osoby zainteresowane:
Informacja jest skierowana do przedsiębiorców zainteresowanych uzyskaniem wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, wymaganego przy prowadzeniu regulowanej działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
Marszałek Województwa Podkarpackiego jest organem prowadzącym rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych, którzy wykonują działalność objętą wpisem na terenie województwa podkarpackiego.
Wymagane dokumenty:
1. Wniosek (propozycja formularza do pobrania) zawierający następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) numer w rejestrze przedsiębiorców;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego i Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
2. Oświadczenie (propozycja formularza do pobrania) następującej treści:
"Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".
Oświadczenie powinno również zawierać:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
Opłaty:
1. Wysokość opłaty skarbowej:
- za wpis do rejestru - 616 zł,
- za zmiany wpisu w rejestrze dotyczące rozszerzenia zakresu dzialalności objętej wpisem (tj. za dodatkowe miejsce prowadzenia tej działalności) 50% stawki określonej od dokonania wpisu - 308 zł,
- za wydanie zaświadczenia, na wniosek przedsiebiorcy, o wykreśleniu wpisu z rejestru - 17 zł,
- za wydanie zaświadczenia, na wniosek przedsiębiorcy, innego niż ww. a dotyczącego wpisu do rejestru - 17 zł.
2. Termin i sposób wnoszenia opłaty:
- obowiązek wniesienia opłaty skarbowej od dokonania czynności urzędowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej,
- zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie Urzędu Miasta Rzeszowa lub bezgotówkowo na rachunek:
Urząd Miasta Rzeszowa
Rynek 1
Nr 90 1240 6960 3851 0062 0000 0423
z dopiskiem: opłata za dokonanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
Sposób składania dokumentów:
1) korespondencyjnie pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Organizacyjno-Prawny
al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów
2) osobiście:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Organizacyjno-Prawny - Kancelaria ogólna
Rzeszów, al. Łukasza Cieplińskiego 4, parter
(poniedziałek - piątek w godz. 7.30-15.30).
Szczegółowe informacje i wyjaśnienia można uzyskać w pokoju nr 227, tel. 17 850 17 44.
Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o dokonanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych załatwia się zgodnie z art. 32 i art. 43 ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców oraz art. 51ca ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wpisu do rejestru dokonuje się na wniosek przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie. Marszałek województwa jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 51c ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jeżeli marszałek wojewodztwa nie dokona wpisu w terminie, o którym mowa wyżej, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin ten biegnie odpowiednio od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.
Tryb odwoławczy:
Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą służy stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Rzeszowie. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem Marszałka Województwa Podkarpackiego.
WARUNKI WYKONYWANIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ W ZAKRESIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI OSOBOWEJ I PŁACOWEJ PRACODAWCÓW O CZASOWYM OKRESIE PRZECHOWYWANIA:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Informacje dodatkowe:
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa:
1) wszelkie zmiany takich danych, jak:
- firma przedsiębiorcy oraz jego siedziba i adres,
- numer w rejestrze przedsiębiorców,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy,
- określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem,
- określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia,
2) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.
Marszałek województwa wydaje decyzję o zakazie wykonywania przez przedsiębiorcę działalności objętej wpisem, w przypadku gdy:
1) przedsiębiorca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 51c ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, niezgodne ze stanem faktycznym,
2) przedsiębiorca nie usunął naruszeń warunkó wymaganych prawem do wykonywania działalności regulowanej w wyznaczonym przez marszałka województwa terminie,
3) stwierdzi rażące naruszenie warunków wymaganych prawem do wykonywania działalności regulowanej przez przedsiębiorcę.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, dostepną pod adresem:
https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php
Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r., poz. 1610 z późn. zm.) dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.
Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.
Załączniki do niniejszej informacji zawierają Rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych oraz Zasady przeprowadzenia analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę realizującego działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz ogólny schemat prowadzenia kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, stanowiące załaczniki do Zarządzenia Nr 3/2018 Marszałka Województwa Podkarpackiego z dnia 16 stycznia 2018 r. w sprawie ustalenia zasad przeprowadzania analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiebiorcę realizującego działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
| Plik | Załączający | Rozmiar | Utworzono | Ostatnia modyfikacja |
|---|---|---|---|---|
 Zasady przeprowadzenia analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa | [OR] Anna Skrobacz | 1679 kB | 2018-05-21 12:53 | 2018-05-21 12:53 |
| Ogólny schemat prowadzenia kontroli przedsiębiorców | [OR] Anna Skrobacz | 828 kB | 2018-05-21 12:53 | 2018-05-21 12:53 |
| Zarządzenie 45/2018 Marszałka Województwa Podkarpackiego z 21 maja 2018 r. | [OR] Anna Skrobacz | 1595 kB | 2018-05-21 12:54 | 2018-05-21 12:54 |
 Zasady przeprowadzenia analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa | [OR] Anna Skrobacz | 17 kB | 2021-07-06 10:03 | 2021-07-06 10:03 |
| Ogólny schemat prowadzenia kontroli przedsiębiorców | [OR] Anna Skrobacz | 14 kB | 2021-07-06 10:03 | 2021-07-06 10:03 |
| Zarządzenie 45/2018 Marszałka Województwa Podkarpackiego z 21 maja 2018 r. | [OR] Anna Skrobacz | 16 kB | 2021-07-06 10:04 | 2021-07-06 10:04 |
| Rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych II | [OR] Anna Skrobacz | 182 kB | 2024-07-08 10:04 | 2024-09-03 10:40 |
| Rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych I | [OR] Anna Skrobacz | 32 kB | 2024-09-03 10:50 | 2024-09-03 10:50 |
